作品タイトル不明
殿下、その定着済には例外記録が要ります
二十八日後。
王太子府(おうたいしふ) 内部改善研修(ないぶかいぜんけんしゅう) の、定着確認日。
日程室の 受付簿(うけつけぼ) には、 確認責任者欄(かくにんせきにんしゃらん) の隣に、さらに細い欄が仮に足されていた。
例外処理有無(れいがいしょりうむ) 。
ノエルが、その欄をじっと見ている。
「例外、ですか」
「はい」
私は予定表を開いた。
「手順が定着したかどうかは、通常時だけでは分かりません。例外が来たときに、どこへ戻したかで分かります」
ノエルは少し眉を寄せた。
「例外を認めたら、崩れるのでは」
「記録のない例外は崩します。記録された例外は、次の手順になります」
ベネット 卿(きょう) が 決裁印(けっさいいん) の箱を開けながら言った。
「例外は、手順の外に置くな。外に置いた瞬間、誰かの机へ落ちる」
午前八時四十分。
王妃陛下秘書官室(おうひへいかひしょかんしつ) から 封書(ふうしょ) が届いた。
ノエルが受付簿を開く。
「 差出部署(さしだしぶしょ) 、王妃陛下秘書官室。件名、王太子府内部改善研修後二十八日定着確認について。受付印あり。 回議番号(かいぎばんごう) あり。 封緘(ふうかん) あり」
ベネット卿が封緘を確認し、開封する。
文面は、いつも通り短かった。
本日、王太子府より内部改善研修後二十八日定着確認記録が提出される見込み。
日程室は、日程および手順上の確認に限り対応すること。
確認事項。
一、十四日確認時に設定された確認責任者欄が使用されていること。
二、発生件数、差戻件数、処理中件数、 所管確認中(しょかんかくにんちゅう) 件数が継続記録されていること。
三、定着済、再発なし、問題なし等の表現が、根拠なく用いられていないこと。
四、例外、 特例(とくれい) 、 臨時扱(りんじあつか) いが発生した場合、その申請者、判断者、根拠、戻し先が記録されていること。
私は四つ目で手を止めた。
例外。
特例。
臨時扱い。
どれも、昔の私の机に、よく置かれていた言葉だ。
「今日の主眼は」
ベネット卿が聞く。
「定着済の根拠と、例外処理の記録です」
「王太子府は何を出してくる」
「おそらく、定着済、と」
「だろうな」
彼は淡々と頷いた。
「終わったことにした次は、根づいたことにしたがる」
午前九時五分。
王太子府から、定着確認記録が届いた。
ノエルが封書を受け取る。
「差出部署、王太子府。件名、内部改善研修後二十八日定着確認記録。受付印あり。回議番号あり。封緘あり。宛名は 王宮儀典日程室統括官(おうきゅうぎてんにっていしつとうかつかん) 」
ベネット卿が開封する。
束は、前回よりさらに薄い。
薄い紙は、よく整っているように見える。
けれど、薄いということは、何かが落ちていることもある。
私は一枚目を受け取った。
第一記録。
担当部署、王太子府式典調整係。
改善対象手順、口頭依頼の受付停止。
期間中発生件数、四件。
差戻件数、四件。
処理中件数、零。
所管確認中件数、零。
根拠分類、差戻済。
実務確認者、式典調整係主任。
上位確認者、王太子殿下。
確認対象、口頭依頼受付簿および差戻控え。
確認方法、受付簿照合。
確認時刻、本日午前八時五十分。
備考、運用定着済。
私は、そこで指を止めた。
運用定着済。
第二記録。
担当部署、王太子府会計連絡係。
改善対象手順、費用負担元未確認の変更依頼停止。
期間中発生件数、三件。
差戻件数、二件。
処理中件数、一件。
所管確認中件数、零。
根拠分類、差戻済および処理中。
実務確認者、会計連絡係主任。
上位確認者、王太子殿下。
備考、運用定着済。
第三記録。
担当部署、王太子府広報係。
改善対象手順、称賛、 謝意(しゃい) 、 反省表明(はんせいひょうめい) の個人名接続禁止。
期間中発生件数、一件。
差戻件数、一件。
処理中件数、零。
根拠分類、差戻済。
実務確認者、広報係主任。
上位確認者、王太子殿下。
備考、運用定着済。
同じ言葉が並んでいた。
運用定着済。
「分類しなさい」
ベネット卿が言う。
「王太子府内部改善研修後二十八日定着確認記録です」
「問題は」
「備考の『運用定着済』です。発生件数、差戻件数等はありますが、例外処理の有無が記録されていません」
「続けて」
「発生した案件がすべて通常の差戻処理に乗ったのか、特例申請があったのか、臨時扱いを求められたのかが分かりません。定着済とするには、例外処理の確認欄が必要です」
「ほかには」
「第二記録に処理中件数があります。処理中が残っている状態で、運用定着済と書くのは不適切です」
ノエルが、例外処理有無欄を開く。
例外申請件数。
特例申請件数。
臨時扱い申出件数。
承認件数。
却下件数。
戻し先。
判断者。
根拠規定。
まだ線だけの欄だった。
けれど、もう必要な形は見えている。
「返案を起案しなさい」
「はい」
私は羽根ペンを取った。
王太子府宛て。
内部改善研修後二十八日定着確認記録について。
提出された各記録について、発生件数、差戻件数、処理中件数、所管確認中件数、根拠分類、実務確認者、上位確認者、確認対象、確認方法、確認時刻の記載あり。
ただし、備考欄における「運用定着済」の根拠が不足。
定着確認においては、通常処理の件数のみならず、例外、特例、臨時扱いに関する申出の有無および処理結果を記録する必要がある。
各担当部署において、以下を追記されたし。
一、例外申請件数。
二、特例申請件数。
三、臨時扱い申出件数。
四、承認件数。
五、却下件数。
六、戻し先。
七、判断者。
八、根拠規定。
九、処理中案件がある場合、定着済ではなく、運用継続確認中と記載すること。
「運用定着済」の単独記載は不可。
以上。
王宮儀典日程室統括官。
ベネット。
起案、実務担当。
王宮儀典日程室。
主任調整官代理(しゅにんちょうせいかんだいり) 。
リディア・クラウゼン。
書き終える。
ベネット卿が読む。
「九は残せ」
「はい」
「処理中があるのに定着済。そこは最も危ない」
「承知いたしました」
「例外を数に入れたな」
「はい。数に入れない例外は、例外ではなく抜け道になります」
ベネット卿は欄外に記す。
日程室確認済。
統括官決裁印(とうかつかんけっさいいん) が押される。
午前九時三十七分。
ノエルが封緘する。
王太子府へ正本。
王妃陛下秘書官室、 法務官室(ほうむかんしつ) 、 会計監査室(かいけいかんさしつ) へ写し。
搬送者、ノエル。
「走るな」
「はい。急ぎますが、走りません」
ノエルは早足で出ていった。
午前十時九分。
ノエルが戻ってきた。
「王太子府、王妃陛下秘書官室、法務官室、会計監査室、すべて受領印あり。王太子府から口頭伝言はありません」
「よろしい」
ベネット卿が頷く。
ノエルは、少しだけ首を傾けた。
「ただ、王太子府の書記官が、例外はありませんので、と言いかけました」
「どう返した」
「ありません、と記録してください、と」
「余計な説明は」
「していません」
「よろしい」
私は手元の控えを見る。
ありません、と記録する。
それだけで、言葉は手順へ戻る。
午前十時四十分。
会計監査室から通知が届いた。
内部改善研修後二十八日定着確認記録における例外処理欄について、日程室返案の方針を妥当とする。
費用負担元未確認の変更依頼について、特例扱い、臨時支出扱い、後日精算扱いの申出があった場合、申出件数、却下件数、承認件数、承認者、根拠規定を記載すること。
例外処理未記録のまま「運用定着済」とすることは監査上不可。
私は、その最後の一文に触れた。
乾いた黒いインクが、また一つ、抜け道の入口を塞いだ。
午前十一時十分。
法務官室からも通知が届いた。
内部改善研修後二十八日定着確認における例外処理について。
日程室返案の分類を採用可。
今後の内部改善記録において、以下の区分を設けることを提案する。
例外申請件数。
特例申請件数。
臨時扱い申出件数。
承認件数。
却下件数。
保留件数。
戻し先。
判断者。
根拠規定。
再確認日。
ノエルが、その十項目をすぐに控えた。
「例外、特例、臨時扱い……」
彼が呟きながら、定規を使わずに下書きへ線を足していく。
インクの隙間が、極めて細かく、等間隔に割られていった。
私は、彼が引き終えるのを黙って待った。
午前十一時四十分。
王妃陛下秘書官室から、中間承認が届いた。
内部改善研修後二十八日定着確認記録について、日程室返案、会計監査室通知、法務官室通知を踏まえ、王太子府へ例外処理欄の追記を求める。
本日午後一時半までに修正版を提出すること。
日程室は、修正版の手順確認のみ行うこと。
午後一時半。
期限はまた、赤い線になった。
正午。
私は 文官携行食(ぶんかんけいこうしょく) を食べた。
無塩(むえん) の 硬餅(かたもち) 。
乾燥果実。
水。
ノエルは机上の公文書を避け、自分の席で硬餅を 齧(かじ) っていた。
「例外は、悪いものですか」
「いいえ」
私は少し考えてから答えた。
「記録されていれば、悪いものとは限りません」
「記録されていなければ」
「誰かの負担になります」
ノエルは硬餅を見下ろした。
「昔のクラウゼン様の机みたいに」
私は水を飲んだ。
「そうですね」
そこに、痛みはあった。
けれど、もう声が震えるほどではなかった。
食後、水場で指先と口元を洗い、 麻布(あさぬの) で拭き、机を 刷毛(はけ) で払う。
午後一時二十分。
王太子府から、修正版が届いた。
期限の十分前。
持ってきたのは、王妃陛下秘書官室の持参書記官だった。
直接持ち回り。
午後一時半の定期便へ承認控えを間に合わせるためだ。
ノエルが受付簿を開く。
「差出部署、王太子府。経由、王妃陛下秘書官室。件名、内部改善研修後二十八日定着確認記録修正版。回議番号あり。 回議板(かいぎばん) あり。先行部署、法務官室および会計監査室確認印あり」
封緘ではない。
回議板の上には、すでにいくつもの印が並んでいた。
ベネット卿が読む。
私も横で確認する。
第一記録。
担当部署、王太子府式典調整係。
期間中発生件数、四件。
差戻件数、四件。
処理中件数、零。
根拠分類、差戻済。
例外申請件数、零。
特例申請件数、零。
臨時扱い申出件数、零。
承認件数、零。
却下件数、零。
戻し先、王太子府書記総括。
判断者、式典調整係主任。
根拠規定、王太子府内部改善記録方式第三項。
記載、運用継続確認。
第二記録。
担当部署、王太子府会計連絡係。
期間中発生件数、三件。
差戻件数、二件。
処理中件数、一件。
根拠分類、差戻済および処理中。
例外申請件数、一件。
特例申請件数、零。
臨時扱い申出件数、一件。
承認件数、零。
却下件数、一件。
保留件数、零。
戻し先、会計監査室照会窓口。
判断者、会計連絡係主任。
根拠規定、会計監査室通知第三号。
記載、運用継続確認中。
第三記録。
担当部署、王太子府広報係。
期間中発生件数、一件。
差戻件数、一件。
処理中件数、零。
根拠分類、差戻済。
例外申請件数、零。
特例申請件数、一件。
臨時扱い申出件数、零。
承認件数、零。
却下件数、一件。
戻し先、王宮公報室校閲窓口。
判断者、広報係主任。
根拠規定、引用区分欄仮運用通知。
記載、運用継続確認。
私は、第二記録の一行を見た。
臨時扱い申出件数、一件。
却下件数、一件。
記録されている。
もう、机の外へ落ちていない。
「問題は」
ベネット卿が尋ねる。
「ありません。例外申請、特例申請、臨時扱い申出、承認、却下、戻し先、判断者、根拠規定が記載されています。処理中が残る第二記録は、運用継続確認中に修正されています。手順上、異議なしです」
ベネット卿は確認票へ印を押した。
日程室異議なし。
持参書記官は一礼し、回議板を抱えて廊下へ戻っていった。
午後一時半。
王妃陛下秘書官室の午後定期便により、定着確認記録修正版の承認控えが届いた。
王太子府内部改善研修後二十八日定着確認。
担当部署別運用記録、受領。
例外処理欄、適用。
特例、臨時扱い、例外申請の件数記録を義務化。
「運用定着済」単独表記は不可。
処理中案件がある部署については、運用継続確認中とする。
次回確認日、二十八日後。
完了扱い不可。
継続確認。
私は予定表へ記入した。
二十八日確認。
例外処理欄、適用。
運用定着済単独表記、不可。
次回確認日、二十八日後。
継続確認。
午後二時。
王太子府から、短い受領確認が届いた。
定着確認記録修正版の承認控えを受領。
次回確認日まで、例外申請件数、特例申請件数、臨時扱い申出件数、承認件数、却下件数、戻し先、判断者、根拠規定を継続記録する。
日程室への追加照会なし。
リディア・クラウゼンへの所見要求なし。
私は最後の行を見た。
それはもう、慰めではなく、通常運用の一部だった。
午後二時四十分。
法務官室から、運用記録様式改訂案が届いた。
追加欄。
例外処理有無。
例外申請件数。
特例申請件数。
臨時扱い申出件数。
承認件数。
却下件数。
保留件数。
戻し先。
判断者。
根拠規定。
再確認日。
定着表現可否。
ノエルが、手元の下書きへ静かにペンを走らせた。
「確認責任者欄の隣に、例外処理欄を置きます」
「広くなりますね」
「はい」
「何のために」
ノエルは、少しだけ考えた。
「例外を、人の机に落とさないためです」
ベネット卿が横から言った。
「悪くない」
ノエルが真顔で姿勢を正した。
午後三時。
王妃陛下秘書官室から、引用区分欄仮運用継続通知が届いた。
以下の項目を追加する。
例外処理有無。
例外申請件数。
特例申請件数。
臨時扱い申出件数。
承認件数。
却下件数。
保留件数。
戻し先。
判断者。
根拠規定。
再確認日。
定着表現可否。
「定着済」「再発なし」「問題なし」等の表現を用いる場合、例外処理欄、根拠分類欄、確認責任者欄の記載を必須とする。
私は、その最後の一文を視線でなぞった。
最高中枢のインクによって刷られた文字が、王太子府が求めた完了印の前に、三本の強固な 閂(かんぬき) を渡していた。
午後三時半。
私は、仮運用六日目報告を起案した。
王妃陛下秘書官室宛て。
引用区分欄仮運用六日目報告。
本日、王太子府内部改善研修後二十八日定着確認において、根拠分類欄、確認責任者欄、例外処理有無欄を試用。
適用件数、四件。
効果。
一、担当部署別運用記録における「運用定着済」単独表記を差し戻し。
二、例外申請、特例申請、臨時扱い申出、承認、却下、戻し先、判断者、根拠規定を明記させた。
三、処理中案件がある部署について、運用定着済ではなく運用継続確認中へ修正。
四、例外処理を未記録のまま定着扱いとすることを防止。
課題。
定着済、再発なし、問題なし等の表現において、例外処理欄の未記載が発生しやすい。
追加提案。
引用区分欄および運用記録様式に「例外処理有無」および「定着表現可否」項目を追加することを提案する。
例外処理有無欄では、例外申請件数、特例申請件数、臨時扱い申出件数、承認件数、却下件数、保留件数、戻し先、判断者、根拠規定、再確認日を記載する。
定着表現可否欄では、定着済、再発なし、問題なし等の表現を用いる前に、根拠分類、確認責任者、例外処理有無の記載が完了しているかを確認する。
以上。
王宮儀典日程室統括官。
ベネット。
起案、実務担当。
王宮儀典日程室。
主任調整官代理。
リディア・クラウゼン。
ベネット卿が読み終える。
「よい」
統括官決裁印が押された。
午後三時五十分。
ノエルが封緘する。
王妃陛下秘書官室へ正本。
法務官室、会計監査室、王太子府へ写し。
搬送簿に記録。
午後四時。
報告書は午後連絡便に乗った。
夕刻。
予定表を閉じる前に、私は私的な覚え書きの欄へ書いた。
定着とは、例外が来ても手順が崩れないことである。
羽根ペンを置く。
窓の外では、夕暮れの光が王宮の壁を淡く染めていた。
昔の私は、例外という言葉に弱かった。
今日だけ。
今回だけ。
殿下のため。
急ぎだから。
特別だから。
そのたびに、通常の手順は横へ寄せられた。
そして、横へ寄せられた手順の代わりに、私が立っていた。
もう、立たない。
例外は、欄に入れる。
特例は、件数にする。
臨時扱いは、判断者を置く。
戻し先を書く。
根拠を残す。
誰か一人の我慢を、運用定着と呼ばせない。
ノエルが受付簿を棚へ戻す。
ベネット卿が決裁印をしまう。
日程室には、今日も紙の音だけが残った。
殿下。
その定着済には、例外記録が要ります。
本当に手順が根づいたと言うのなら。
例外が来た日の記録で、示してください。